Administration
Nous exerçons le rôle de mandataire de confiance pour la gestion des copropriétés résidentielles dans la région de Nivelles. Nos gestionnaires de copropriété veillent au bon suivi des tâches et obligations communes des copropriétaires partageant l’immeuble :
- Organisation des assemblées générales
- Rédaction des convocations, rapports, et leur envoi
- Tenue à jour du règlement d’ordre intérieur
- Contacts avec les tiers
Faisant partie de la gestion administrative, nous tenons à jour nos connaissances des règles et des lois relatives à l’immobilier et aux copropriétés en Belgique. Dès qu’une nouvelle règle, ou une nouvelle modification, se présente, nous l’analysons afin de comprendre comment celle-ci impacte votre copropriété. Nous vous tiendrons alors informés de nos conclusions et des éventuelles démarches à suivre afin de maintenir votre copropriété dans un état réglementaire (ex : placement de détecteurs de fumée, installation de caméras…).
Nous gérons également tous les dossiers d’assurance : nouvelles polices, modifications, centralisation et envoi des demandes d’indemnisation après un sinistre (incendie, inondation).
De même, nous gérons l’éventuel contrat de travail avec le ou les concierge(s) de votre immeuble, ainsi que son ou leur logement sur place.
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Comptabilité
La gestion financière d’une copropriété est un aspect crucial de notre travail et nos experts en comptabilité immobilière veillent à la bonne exécution des tâches :
- Tenue de la comptabilité de la copropriété
- Calcul et répartition des charges communes
- Suivi des paiements des charges et rappels
- Appels de fonds, réserves, planification des dépenses
En plus du simple suivi journalier des recettes et des dépenses, nous mettons tout en œuvre pour planifier correctement la gestion de l’immeuble. Il nous faut prévoir à court, moyen et long terme les montants des charges et les dépenses prévisibles, notamment celles concernant les travaux de rénovation.
Seule une gestion financière saine permettra à votre immeuble de rester en bon état. Nous veillons également à correctement expliquer aux copropriétaires les différents postes de dépenses en cours et à prévoir. Dans de nombreux cas, une dépense immédiate pour une réparation sera moins chère qu’une dépense ultérieure, après que le matériel se soit encore plus dégradé. Nous mettons nos talents de communication en œuvre pour convaincre les copropriétaires du bien-fondé de nos propositions, basées sur plus de cinquante années d’expérience.
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Technique
Tous les jours, nous assurons le suivi technique de votre immeuble. Sur base des remarques formulées par les copropriétaires et/ou leurs locataires, sur base des observations faites par le concierge et/ou le personnel d’entretien, nous commandons les interventions techniques à effectuer :
- Remplacement des lampes et ampoules
- Entretien et réparation des ascenseurs
- Réparation des fuites d’eau, débouchage des égouts
- Traitements contre les nuisibles
Nous réagissons le plus vite possible à toute demande de réparation urgente, surtout si le problème constaté menace l’intégrité de l’immeuble et/ou des parties privatives (notamment les fuites d’eau).
En accord avec l’ACP, nous organisons les interventions d’entretien nécessaires au bon fonctionnement et à la durabilité des équipements communs. Si besoin, nous expliquons correctement l’intérêt de telle ou telle intervention, surtout en cas de dépense importante (rénovation de façade, isolation de toiture).
En savoir plusVos questions fréquentes
Le syndic de copropriété est-il obligatoire pour un petit immeuble ?
Selon la loi, dans chaque immeuble à appartements il doit y avoir un syndic en charge de l’administration, de la comptabilité et du suivi technique. Dans les petits immeubles, ce rôle peut être tenu par un copropriétaire bénévole. En revanche, dans les immeubles plus grands (20 lots minimum), le syndic professionnel agréé est obligatoire.
De toute manière, faire appel à un syndic professionnel est vraiment recommandé, surtout pour entretenir les bonnes relations entre copropriétaires, assurer un rôle de médiation ou d’arbitre dans les conflits, faire respecter le règlement d’ordre intérieur, etc.
En effet, la gestion d'un immeuble implique des missions complexes et variées qui nécessitent des compétences spécifiques. Le syndic va notamment devoir veiller à l'application des décisions prises en assemblée générale, gérer les contrats d'entretien et de services, et assurer la conformité avec la législation en vigueur. Il sera aussi question de gérer les documents et les informations de façon efficace et transparente. Un syndic professionnel dispose de l'expertise nécessaire pour mener à bien toutes ces tâches au quotidien.
Le syndic de copropriété décide-t-il de tout ?
Non, c’est l’ACP, l’Association des Copropriétaires, qui prend les décisions concernant son immeuble et sa gestion. Le syndic d’immeuble est là pour assurer la gestion quotidienne, c’est-à-dire la mise en œuvre des décisions prises par l’ACP et les Assemblées Générales.
Tout le travail effectué au quotidien par le syndic prend place dans le cadre des règles et décisions prises par les copropriétaires. Bien entendu, les copropriétaires nous donnent un mandat pour effectuer certaines tâches avec une marge de manœuvre. Ceci est nécessaire pour assurer les réparations et certaines tâches dans des délais raisonnables.
Les copropriétaires peuvent notamment décider d’un montant minimum de dépense ponctuelle (travaux) à partir duquel le syndic est obligé d’attendre une décision des copropriétaires (en AG ordinaire ou AG extraordinaire).
Le syndic doit également respecter le règlement de la copropriété et garantir que toutes les missions sont effectuées conformément au mandat confié par les copropriétaires. Il doit fournir régulièrement des informations sur les activités et les dépenses, et peut être tenu responsable en cas de manquement à ses obligations professionnelles. Le rôle du syndic est donc de servir les intérêts de l'association des copropriétaires tout en respectant les décisions prises par la majorité.
Comment les copropriétaires surveillent-ils le travail du syndic ?
L’ACP nomme lors des AG un Conseil de Copropriété. Celui-ci contient notamment un président du conseil et surtout un commissaire-aux-comptes. Ce dernier est en charge de surveiller les comptes tenus par le syndic.
D’ailleurs, SOGEFI GESTION à Nivelles assure la transparence de ses comptes, en particulier de ses honoraires. Cela passe notamment par la remise aux copropriétaires de rapports détaillés et réguliers sur les dépenses, les travaux en cours et les contrats signés avec les prestataires de services. Ces communications sont essentielles pour que le travail de notre syndic d’immeuble puisse être correctement évalué.
Le conseil de copropriété joue aussi un rôle essentiel dans la supervision des activités du syndic. Afin de s’assurer que les intérêts des copropriétaires soient protégés, il a la responsabilité de vérifier la conformité des actions du syndic avec le mandat qui lui a été confié. Certains points comme la durée du mandat du syndic et ses responsabilités seront régulièrement réévalués par l’AG.
Quelles sont les responsabilités du syndic en cas de sinistre ?
En cas de sinistre (incendie, inondation, etc.), le syndic doit d'abord prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des personnes et des biens. Ensuite, le syndic doit gérer toutes les démarches administratives liées au sinistre. Cela inclut notamment la déclaration du sinistre auprès des compagnies d'assurance, la préparation et l'envoi des documents nécessaires pour les demandes d'indemnisation, et le suivi des réparations. Le syndic doit également communiquer régulièrement avec les copropriétaires pour les tenir informés de l'évolution de la situation et des différentes actions entreprises.
En cas de travaux de réparation, le syndic est également responsable de la coordination du chantier. Il va vérifier la conformité de ces travaux avec les normes en vigueur. Enfin, il doit veiller à ce que les décisions prises par l'assemblée générale concernant les réparations soient mises en œuvre de façon efficace et dans les délais impartis.
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