Votre immeuble avec SOGEFI GESTION
Un service complet pour
la gestion de votre copropriété
SOGEFI GESTION est votre syndic disponible et réactif pour la gestion complète de votre copropriété à Nivelles, dans le Brabant wallon ou le Hainaut. Nous assurons un suivi régulier de votre immeuble ou résidence sur plusieurs plans : administratif, comptable et technique. Nos collaborateurs sont à votre service pour répondre à vos différentes demandes. L’écoute est évidemment essentielle pour procurer un suivi personnalisé et assurer la sérénité dans les lieux de vie. Nous travaillons en toute transparence et neutralité en prônant une bonne communication avec les copropriétaires. Ceux-ci ont d’ailleurs accès facilement à toutes les informations via notre portail en ligne.
Nos différents services :
Organisation et administration
Gestion administrative
Une copropriété, ce n’est pas qu’un regroupement de propriétaires, c’est une entité ayant des obligations. Organisation et tenue d’assemblées générales, communication avec les résidents, convocations, procès-verbaux, assurances communes ou règlement d’ordre intérieur sont autant de réglementations à suivre. SOGEFI GESTION est votre partenaire de confiance pour accompagner votre immeuble dans tous ces aspects administratifs et juridiques.
Notre équipe applique à la lettre les règles et lois relatives à l’immobilier et aux copropriétés en Belgique. Nous avons une véritable connaissance de celles-ci et nous nous tenons régulièrement informés. La communication étant un point essentiel de notre approche, nous expliquons les changements à nos copropriétaires et l’implication sur leur immeuble. La gestion administrative est essentielle pour le vivre ensemble et comprend différents points :
Assemblée générale des copropriétaires
Chaque propriétaire a son mot à dire sur l’immeuble… Mais pas n’importe quand et comment. La prise de décision relative à la copropriété se fait lors d’une assemblée générale. Celle-ci a lieu au minimum une fois par an ou, dans des cas particuliers, nous pouvons convoquer une assemblée générale extraordinaire.
Convocation et tenue de l’assemblée
Une assemblée générale est un organe décisionnel avec un ordre du jour. Les copropriétaires sont informés de la future réunion et invités à indiquer les points de discussion. Le syndic a pour rôle de rédiger et d’envoyer une convocation à l’AG au moins 15 jours avant la réunion afin d’organiser le déroulement de celle-ci.
Procès-verbal
Que s’est-il dit lors de l’assemblée générale ? Le syndic est tenu de rédiger un procès-verbal reprenant les débats, les suggestions et les votes qui ont eu lieu. Ces éléments sont compilés dans un rapport, communiqué par la suite à l’ensemble des copropriétaires. Ceux-ci peuvent le retrouver sur notre plateforme en ligne.
Règlement d’ordre intérieur
Que peut-on faire, ou non, au sein de l’immeuble ? Les règles de vivre-ensemble sont reprises dans un règlement d’ordre intérieur, propre à chaque copropriété. Celui-ci est mis à jour en fonction des décisions prises lors de l’AG. Nous pouvons apporter quelques conseils juridiques sur les droits et obligations.
Gestion de la documentation
SOGEFI GESTION s’occupe de récolter et d’archiver tous les documents relatifs à la copropriété : acte de base, contrats, assurances, documents comptables, règlement d’ordre intérieur, PV d’assemblées générales, communications diverses. Cette documentation peut facilement être consultée via notre site.
Suivi minutieux
Gestion comptable
Un immeuble à appartements possède sa propre comptabilité. En effet, les copropriétaires versent une part pour les charges et les entretiens communs. SOGEFI GESTION s’occupe de la gestion financière de la copropriété avec rigueur et transparence. Nous assurons un suivi quotidien des recettes et des dépenses, repris dans des tableaux clairs. L’organisation et la prévision sont également des points importants, c’est pourquoi nous planifions correctement les dépenses, prévues ou extraordinaires, avec une vision à court, moyen ou plus long terme.
Chez SOGEFI GESTION, nous travaillons en toute transparence. Nous garantissons une gestion comptable saine et expliquée clairement à chaque propriétaire. Nous mettons notre expertise à votre service pour garantir la préservation de l’immeuble, avec des budgets cohérents. Cette gestion optimale est assurée par notre service comptabilité en interne, nous permettant de réagir rapidement en cas d’imprévu.
Tenue de la comptabilité
Notre service comptabilité interne suit avec rigueur les comptes de la copropriété. Les entrées et sorties sont documentées et tenues à jour quotidiennement : paiement des factures, encaissement des charges et gestion globale des comptes. Nous assurons le suivi du fonds de roulement et du fonds de réserve en toute transparence.
Décomptes individuels
Les copropriétaires contribuent à la gestion de la copropriété. Notre rôle de syndic est d’indiquer à chacun ce qu’il doit payer ou recevoir. Chez SOGEFI GESTION, nous faisons en sorte de fournir des décomptes individuels clairs et détaillés. Ceux-ci reprennent les charges communes, privatives ou locatives, le fonds de réserve, les provisions versées et les dépenses effectuées.
Suivi du budget et prévisions
Quelles seront les dépenses ou les travaux de l’année ? SOGEFI GESTION éclaire les copropriétaires en établissant un budget prévisionnel de la copropriété. Celui-ci reprend les dépenses courantes, mais également les investissements à prévoir pour divers travaux. Notre équipe établi un budget réaliste pour éviter toute surprise lors des décomptes annuels.
Comptes annuels
En amont de l’assemblée générale des copropriétaires, SOGEFI GESTION réalise le bilan comptable. Les comptes annuels détaillent précisément les dépenses et entrées sur les comptes de la copropriété. Ceux-ci sont vérifiés par un commissaire aux comptes, élu au sein de la copropriété. Celui-ci contrôle et atteste de la gestion financière du syndic.
Recouvrement
Pour diverses raisons, il arrive qu’un copropriétaire ne paie pas ses charges. Le rôle de SOGEFI GESTION est d’assurer des finances saines et donc de réclamer les dus. Notre structure humaine essaie au maximum de trouver un compromis à l’amiable. Le cas échéant, une mise en demeure est envoyée avec un recours, si besoin, à une procédure judiciaire.
Interventions régulières
Gestion technique
Une résidence ou un immeuble à appartements, ça vit et donc ça s’entretient. Du ménage régulier dans les communs, aux travaux de remise en état, en passant par les petites réparations, SOGEFI GESTION s’occupe de l’ensemble des aspects techniques du bâtiment.
Nous suivons l’immeuble au quotidien pour garantir des interventions techniques effectuées dans les meilleurs délais. Nous sommes à l’écoute des remarques formulées par les propriétaires, locataires, concierge ou personnel d’entretien pour réagir rapidement. Notre volonté est de préserver le bon état de la bâtisse et la sécurité dans l’immeuble. Nous veillons par ailleurs au respect des obligations légales en matière de contrôle des infrastructures.
Le rôle de syndic est également de suivre les recommandations de l’AG des copropriétaires. Nous réalisons plusieurs devis auprès d’entreprises sérieuses, les soumettons au vote et nous supervisons la bonne réalisation des travaux. Nous sommes aussi disponibles en cas de sinistre afin d’effectuer toutes les démarches administratives.
Entretien et maintenance des communs
Un syndic d’immeuble s’intéresse à la vie quotidienne au sein du bâtiment. Pour préserver un environnement agréable pour les propriétaires et locataires, nous organisons et supervisons l’ensemble des travaux d’entretien courant : nettoyage des commun et parking, jardinage, remplacement de lampes et ampoules, petites réparations et entretien technique des équipements de type ascenseur.
Gestion des travaux de réparation et rénovation
SOGEFI GESTION a une vision à court, moyen et plus long terme pour le bâtiment. Notre mission est de diagnostiquer ou de notifier les besoins de réparations importantes au niveau de la toiture, de la façade, des extérieurs… Nous contactons des entreprises sérieuses pour établir les devis, soumis au vote des copropriétaires. Nous supervisons et coordonnons la bonne exécution des travaux et en assurons le suivi.
Respect des obligations légales
Un immeuble est soumis à une réglementation stricte pour garantir la sécurité des habitants. SOGEFI GESTION veille aux différents contrôles périodiques obligatoires concernant les installations électriques, les chaudières ou les ascenseurs. Nous avons également le devoir d’informer les copropriétaires quant aux mises à jour légales impactant la sécurité technique de l’immeuble.
Gestion des sinistres
SOGEFI GESTION intervient rapidement pour des réparations urgentes, notamment lors de fuites d’eau. Notre rôle de syndic est important en cas de sinistre au sein de l’immeuble : dégât des eaux, incendies ou dégâts liés à des intempéries. Nous nous occupons de l’ensemble des démarches administratives liées au sinistre, incluant les déclarations auprès de l’assurance, la coordination des experts, les demandes d’indemnités et le suivi des réparations. Nos copropriétaires peuvent d’ailleurs rapidement nous communiquer un sinistre via notre site web.
Tenue des documents techniques
SOGEFI GESTION garde à disposition tous les documents techniques concernant l’immeuble ou la résidence : plans, historiques des travaux, devis établis, certificats de conformité technique… Les copropriétaires ont un accès direct à cette documentation via notre plateforme dédiée, sur notre site internet. Ces documents sont aussi remis à des nouveaux acquéreurs en cas de vente d’un appartement.
FAQ
Vos questions,
nos réponses
Un syndic est-il obligatoire pour mon immeuble à appartements ?
La désignation d’un syndic est obligatoire en Belgique pour tout immeuble divisé en appartements, appartenant à des personnes différentes et donc une association de copropriétaires (ACP). Il existe deux types de syndic :
- Le syndic bénévole : le rôle de syndic peut être tenu par l’un des copropriétaires de l’immeuble si la bâtisse ne dépasse pas les 20 lots.
- Le syndic professionnel : SOGEFI GESTION est une entreprise experte pour des missions de syndic. Nous travaillons en toute indépendance et transparence.
Comment nommer SOGEFI GESTION comme syndic de mon immeuble ?
Vous cherchez un syndic d’immeuble ou désirez changer votre syndic existant et faire confiance à SOGEFI GESTION ? Nous vous remercions pour votre intérêt. La nomination d’un syndic doit impérativement être votée par les copropriétaires lors d’une assemblée générale, si celui-ci n’est pas désigné dans le règlement de copropriété. Le mandat de syndic, ne pouvant excéder trois ans, est renouvelable lors de l’AG.
Quels sont les services inclus dans la gestion d’un syndic ?
Le syndic d’immeuble assure la gestion quotidienne du bâtiment et coordonne les différents travaux des parties communes. Notre service comprend trois points :
- Gestion administrative
- Gestion comptable
- Gestion technique
Nos missions sont clairement définies dans notre mandat et nous les effectuons en toute transparence et impartialité.
Comment sont fixés les honoraires du syndic ?
Le syndic établi librement sa rémunération. Il s’agit d’un forfait pour la gestion courante de l’immeuble. Celui-ci dépend évidemment de l’ampleur de la mission, suivant le nombre d’appartements et de copropriétaires. Le tarif de SOGEFI GESTION est clairement indiqué dans le contrat soumis à l’approbation des copropriétaires lors de l’assemblée générale.
Quels documents le syndic doit-il fournir ?
Le syndic compile et donne accès à tous les documents non confidentiels liés à la copropriété : contrats d’assurances, factures, devis, certificats de maintenance, déclaration de sinistre, historique des travaux, règlement intérieur, procès-verbaux des AG et décomptes de charges. L’ensemble de cette documentation est accessible via notre plateforme web.
